1. 办公室管理试题及答案

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办公室管理试题及答案
一、单项选择题：
1、文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（）。
A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见
B．必要时可形成文字材料，照本宣科
C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记
2．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（）。
A．善于同他人合作，密切配合，步调一致
B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己
C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任
3、文员在拆邮件时，不正确的做法是（）。
A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开
B．应该把邮件分成最急件、次急件和普通件
C．经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题
D．在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好
4、邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（）。
A．时间B．便利
C．经济D．爱好
5、以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（）。
A．按收件人姓名分拣B．按收件部门名称分拣
C．按私人公务标准分拣D．按邮件重要性分拣
二、判断题：
1、文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（）
2、善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（）
3、文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（）
4、对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（）
5、文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（）
三、简答题
1、什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？
此题考核的是同学们对于受意方法的掌握。本题共有三个问题，同学们应挨个回答，不要有所遗漏。
问题1：什么是受意？
受意就是文员接受和领会上司的意图。
问题2：受意有几种？
可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。
问题3：办公室人员应怎样运用受意方法？
①善于领会上司意图，不要曲解上司意图；
②备好记录本，记录下指示要点；
③注意倾听，用心判断指示的用意；
④必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；
⑤如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；
⑥接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
2、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？
文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。
1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示
四、案例分析题：
1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？
本题作为案例分析题，应根据以上两个原则从这几个方面来回答：
（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；
（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；
（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；
（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；
（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释，这是文员执行主要决策人的意见。， 大小：2.22 MB

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